Ведение валютных кассовых операций

Работнику, направляемому в заграничную командировку, необходимо выдать аванс в иностранной валюте. Сумму аванса рассчитывают исходя из реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т. д.).

В настоящее время можно применять следующие способы расчетов в валюте с работниками направляемыми в загранкомандировку:
• использование пластиковых карт;
• приобретение и выдача работнику наличных средств.

Чтобы снять/купить валюту, нужно представить в банк:
• оригинал и копию заявки на покупку/получение валюты;
• приказ о направлении работника в командировку;
• приказ об установленной в организации норме суточных.

Аванс выдается в валюте страны, куда направляется работник. Однако если это редкая неконвертируемая валюта, то можно выдать работнику свободно конвертируемую валюту (например доллары США). В смете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую по крос-курсу исходя из соотношения стоимости этих валют по курсу ЦБ.

Если работник не успевает до отъезда получить аванс и расходует за рубежом личные деньги, организация должна возместить ему расходы на основании авансового отчета.

Для работы с наличной иностранной валютой организация должна иметь валютную кассу и соблюдать требования, установленные порядком ведения кассовых операций.
Ответственность за сохранность валюты, которая находится в кассе, несет кассир, с которым необходимо заключить договор о материальной ответственности за сохранность денег в кассе.
Бухгалтер при получении в банке наличной валюты обязан:
• оформить приходный кассовый ордер по форме КО-1;
• отразить операцию в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма КО-3) и в кассовой книге (форма КО-4).

На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает проводку:
Дебет 50 Кредит 52-1-3 - наличная валюта получена в кассу для оплаты командировочных расходов.

Движение наличной валюты необходимо отражать в «Кассовой книге» КО-4 и «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При расчетах наличными рублями и валютой нужно вести только одну кассовую книгу.
В кассовой книге нужно указать не только сумму в валюте, но также сумму в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, используется курс Центрального банка России на день регистрации операции. При подведении итогов за день суммы указываются по каждой валюте отдельно, а также общий итог - в рублях. Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Она показывается отдельной строкой и записывается в приход или в расход. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы:
Дебет 71 Кредит 50 — выдан аванс в валюте на командировочные расходы.
Дебет 52-1-1 Кредит 50 — неизрасходованная валюта возвращена на текущий валютный счет.