Обнаружив ошибки в учете, нужно составить бухгалтерскую справку, из которой будет ясно: какая операция должна быть исправлена, на какую сумму и по какой причине. Правильно оформленный документ убережет от проблем с налоговиками и поможет доказать свои права в суде.
Оформляем документ
Бухгалтерскую отчетность за прошедшие отчетные периоды исправлять нельзя. При обнаружении погрешностей нужно составить бухгалтерскую справку. В ней следует описать характер допущенной ошибки, произвести необходимые перерасчеты сумм и указать порядок внесения исправлений. На основании этого документа бухгалтер вправе делать корректирующие записи на счета учета. Проводки нужно вносить текущей датой, которая указана в справке.
Статья 313 Налогового кодекса относит бухгалтерскую справку к первичным документам, которые являются подтверждением данных налогового учета. Однако унифицированной формы документа нет. Поэтому компании сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. А именно:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.
Пример Бухгалтером ООО «Рассвет» выявлена в марте текущего года ошибка в сумме начисленной амортизации основных средств за январь 2007 года. Согласно расчету, величина амортизации основных средств за январь 2007 года составила 20 000 руб. Однако была ошибочно внесена сумма 30 000 руб. В январе бухгалтер сделал запись:
Дебет 44 Кредит 02
30 000 руб. – начислена амортизация по основным средствам.
Ошибка была обнаружена 6 марта 2007 года. Излишне начисленная сумма амортизации в 10 000 руб. должна быть сторнирована при помощи проводки:
Дебет 44 Кредит 02
10 000 руб. – сторнирована излишне начисленная сумма
амортизации.
Основанием для внесения исправлений в учет компании является бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером.
Заполненный документ может выглядеть следующим образом (см. выше).
Поможет в суде
Составление бухгалтерских справок станет хорошим подспорьем в конфликтах с контролерами. В таблице приведена подборка судебных решений, вынесенных в пользу компаний при различных ситуациях.
Справка представляет собой пояснение к произведенным коррективам. Чтобы бухгалтеру самому не запутаться в своих исправлениях, в нее стоит включить как можно больше информации. К справке можно приложить копии «первички», по которой допущены ошибки, и документы, где были произведены перерасчеты. Это необходимо для того, чтобы у налоговиков впоследствии не возникали вопросы.
ООО «Рассвет»
«06» марта 2007 года
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА
Содержание операции
Бухгалтерские проводки
Начислена амортизация по основным средствам
Фактическая
Дт 44 Кт 02
– 30 000 руб
Правильная
Дт 44 Кт 02
– 20 000 руб
Исправительная
Дт 44 Кт 02
– 10 000 руб.
Примечание:
В январе 2007 года в результате технической ошибки была излишне начислена амортизация по основным средствам на сумму 10 000 рублей. Ошибка выявлена в марте 2007 года. Исправления на счета бухгалтерского учета внесены 6 марта 2007 года.
Бухгалтер Новикова Е. А.
подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Петрова И. Н.
подпись расшифровка подписи
Таблица
Реквизиты дела
Выводы суда
Постановление ФАС Московского округа от 15 декабря 2006 г. № КА-А40/11448-06
Арбитры пришли к выводу, что налоговики не приняли во внимание исправительные проводки по доначислению и уплате в бюджет суммы налога, которые бухгалтер самостоятельно произвел. В подтверждение представлены первичные учетные документы, а именно бухгалтерская справка. Данные сведения безосновательно не приняты инспекторами по причине отсутствия даты составления документов и проведения исправительных проводок. Суд постановил, что такой отказ является формальным – документы имеют дату их составления, а также содержат сведения о проведении исправительных бухгалтерских проводок.
Постановление ФАС Московского округа от 22 августа 2005 г № КА-А40/7273-05
Фирмой была допущена техническая ошибка при регистрации авансового платежа от покупателя. В результате налоговая база по НДС была увеличена на эту сумму. Затем бухгалтерская ошибка своевременно обнаружилась специалистом, и на основании бухгалтерской справки выявленная ошибка была устранена. Доказательства получения аванса и исправления заявителем ошибки путем внесения сторнировочной записи исследованы судом. Претензии налоговиков были отвергнуты арбитрами.
Постановление ФАС Московского округа от 5 марта 2003 г. № КА-А40/576-03
Довод инспекции о неподтвержденности внесенных фирмой в бухгалтерский учет исправлений опровергается бухгалтерской справкой, уточненными декларациями и платежными поручениями на оплату налога и пени.
